RefWorks

Version: 02.03.2011

print - vælg Base font size: 8pt for bedste resultat

Hvad er RefWorks

RefWorks har samme funktioner som Reference Manager, Endnote og ProCite - man kan:

• opbygge personlige databaser over litteraturreferencer, både ved import fra fagbibliografier, bibliotekskataloger m.m. og manuel indtastning
• lave litteraturlister til artikler, bøger, opgaver i nøjagtig det format, som tidsskriftet eller udgiver forlanger
• med et par museklik reformattere både citationer i tekst/fodnoter og litteraturliste
• - men som et rent webbaseret værktøj kan RefWorks herudover også
  • bruges til at lave fælles litteraturdatabaser til projekter, undervisning m.m.
  • nås overalt i verden fra enhver computer med netadgang
• du kan lave backup's på din egen computer
• - og du kan nårsomhelst skifte til et andet referencehåndteringsprogram, også mht. helt/delvis færdiggjorte manuskripter - se hvordan: Skift fra Reference Manager/Endnote til RefWorks (og omvendt)

Sådan kommer du igang

1. Gå ind på: http://www.refworks.com/Refworks/
2. Klik på: "Sign up for an Individual Account". NB: Registrering som bruger skal foregå fra en PC indenfor AU's IP-adresser.
3. Det er vigtigt at du angiver en email-adresse, du forventer at bruge fremover. Du kan skifte kontakt-mail-adresse gennem RefWorks > Tools > Update User Information.

Du kan oprette lige så mange accounts, du har brug for, men du kan ikke slette en account.

Login-procedure herefter:

• Brug til alm. arbejde den direkte URL: http://www.refworks.com/Refworks/
• Hvis du bruger RefWorks-linket i SB's databaseliste skal du både logge ind med CPR og pinkode til SB + dit eget brugernavn og password til RefWorks. Til gengæld kan du hente pdf-filer gennem -knappen eller de direkte links tilbage til den oprindelige bibliografi, hvor du har hentet posten.
• Er du indenfor AU kræver RefWorks kun dit eget brugernavn og password.
• Er du udenfor AU's (vores licensområde) IP-adresser, kommer du til RefWorks login center. I det grå faneblad Remote Access skal du indtaste vores gruppekode for at få adgang til den egt. login-side med dit eget brugernavn og password. Vores Group Code får du oplyst i din velkomstmail fra RefWorks, brug linket Forgot your login ? hvis du er indenfor AU-IP-området og kan se det alm. RefWorks-loginskærmbillede.
• Specielt tilfælde: er du indenfor et andet licensområde: brug linket Not in your organzation på RefWorks-login-siden

De forskellige arbejdsgange i RefWorks er godt illustreret i dette Workflow-diagram

Personalisering af basen

Gennem Tools > Update User Information kan du:

• ændre password, brugernavn, kontakt email (vigtigt: alle ændringer vedr. licensforhold annonceres både på login-side OG med direkte mail til alle brugere under AU-licensen)
• oprette et read-only-password, så du kan dele basen (incl. vedhæftede pdf-filer m.m.) med andre uden at de har mulighed for at ændre indhold.
• med Customize sætte RefWorks istand til at sortere litteraturlister efter dansk standard: Startup Options > Language/Locale = Danish
• med User Field Options omdøbe de op til 15 datafelter efter eget valg.

Sikkerhed

Man kan lave backups (og flytte en RefWorks-base til et andet licensområde) på to forskellige måder:

• Gennem References > Backup/Restore her gemmes en kopi af alle dine data (incl. vedhæftede pdf-filer m.m.) i en form, som kun en RefWorks base ("account") kan pakke ud. Resultatet er en ZIP-fil med navnet: RWStatsbiblioteketBrugernavnDBBackup.zip. Når du ønsker at genetablere din RefWorksbase (som den så ud på backup-tidspunktet) benyttes "Perform restore" + den gemte fil i ZIP-format - NB: RefWorks "unzipper" selv .rwb-filen. Herved bevares de enkelte referencers ID-nummer og deres tilhørsforhold til enkelte "Folders". Backup/Restore arbejder altid med hele basens indhold, man kan ikke nøjes med at lave backups af indholdet af enkelte Folders.

En "backup" foretaget i en eksisterende RefWorks base overskriver alt indhold i basen

• Exporter hele databasens eller enkelte "Folders" indhold i enten "Bibliographic Software (EndNote, Reference Manager, ProCite)"-format = RIS-format, som kan indlæses i alle typer referencehåndteringsprogrammer - eller "RefWorks Tagged Format". Sådanne filer kan genimporteres i både nye og eksisterende RefWorks-baser. Hvis posternes ID-numre skal bevares skal eksportfilen køres gennem programmet ID_conserve som beskrevet her: Fra Reference Manager og EndNote til RefWorks

Import af referencer

Generelt
Hvis den bibliografiske base understøtter direkte "Export to RefWorks", bør man anvende denne af hensyn til tegnsæt, koder for publikationstype m.m.

Hvis ikke: eksporter de udvalgte referencer som simpel tekstfil - default-filnavn fremgår af vejledningerne til de enkelte baser i eksport- og downloadvejledning | RefWorks egen importvejledning.
Gem eksportfilen et sted, hvor den let kan genfindes (f.eks. Skrivebordet: sti i Windows: C:\Documents and Settings\xx\Skrivebord\. Mange eksportfiler har underlige fil-typer (f.eks. .ris) på trods af at de er helt alm. simple tekst-filer - højreklik og "Åbn med" f.eks. NotrePad, hvis du har brug for at se indholdet.

Med RefWorks > References > Import kan du hente referencer ind i basen på to måder, i begge tilfælde skal du først vælge "Import Filter/Data Source" og hvis der er flere baser hos samme udbyder med forskellig eksportformat også "Database". I begge tilfælde skal man vælge det rigtige importfilter (se evt. eksport- og downloadvejledning) - og undlade at ændre opsætningen for "Encoding"

• "Import Data from the following Text File", brug "Browse" til at finde filen
• "Import Data from the following Text". Åbn filen med svarsættet, "Marker alt" (CTRL-A eller højre museklik), kopier (CTRL-C) og indsæt hele teksten (incl. al omgivende tekst) (CTRL-V) i RefWorks Importvindue.

De vigtigste "taggede" eksportformater er RIS, EndNote/Refer, Thomson-Reuters (ISI), BibTex og NLM-PubMed, de ser sådan ud. Hvis du benytter et forkert importfilter, vil nogle data komme rigtigt på plads, nogle vil blive flettet i forkerte datafelter og nogle vil blive sorteret fra. Første gang du henter referencer hjem fra en ny kilde, bør du kontrollere kvaliteten af de nye poster i RefWorks Full View

RefGrab-It kan hente enkelte bibliografiske poster og data for websider i det hele taget. Denne plugin kan installeres i Internet Explorer og Firefox for PC + Netscape i MAC: Klik på linket til RefGrab-It på RefWorks-siden, vælg browserplatform. I Internet Explorer kan du blot højreklikke og "Føj til foretrukne", så ligger RefGrabIt blandt dine Bogmærker.
I mange tilfælde vil RefGrabIt foreslå en anden og bedre kilde til samme reference i et andet faneblad.
De hjemhentede oplysninger ender i "Last imported folder", hvor du kan tilføje og rette oplysninger eller afgøre, at referencen alligevel ikke skal importeres. RefGrabIt kan kun levere "komplette" poster fra de store bibliografiske databaser - og altså kun een ad gangen, poster fra andre kilder kræver ofte en del tilretning.

RSS-feeds: Du kan lægge faste søgeprofiler ind i de fleste bibliografiske databaser. I modsætning til egt. "alerts" der tilsendes, hver gang databasen opdateres, lægger man sine RSS-feeds ind i RefWorks > Search > RSS Feed. Her vælger du selv, hvornår en søgning skal gentages og resultatet er altid kun de senest (siden sidste RSS feed på samme søgeprofil) tilkomne referencer. De havner på en midlertidig web-side, hvorpå du kan markere, hvilke referencer, der skal importeres i din RefWorks base.
Husk kun at at aktivere dine RSS-søgeprofiler indenfor AU-campus-licensområdet for betalingsbasen eller udenfor: gennem RefWorks-linket i SB's databaseliste, ellers får du kun meget rudimentære poster hentet hjem - og søgeprofilen kan ikke aktiveres igen.

Manuel indtastning af referencer - sjældent nødvendigt, hent så vidt muligt referencen (eller en del af den) i en bibliotekskatalog eller fagbibliografi (se eksport- og download-vejledningen.
Hvis du indtaster (References > Add New Reference) eller modificerer (Edit) referencer selv: pas på Ref Type - den skal modsvare referencens indhold for at output stylen senere kan formattere referencen korrekt.
Man kan kun sjældent finde referencer til kapitler i bøger, her kan man istedet hente posten for den hele bog, brug Edit og lav først en Duplicate. Skift referencetype fra Book, Whole til Book Section og flyt bogens titel og forfattere/editors til de rigtige delfelter og indtast selv kapitlets forfattere og titel + sidetal.

På SB's publikums-PC'er kan man både downloade filer med svarsæt og pdf-filer i det midlertidige "Document Library" der er knyttet til dit brugernavn. Hvis du ikke importerer referencerne og/eller vedhæfter filerne straks, bør du sende dem til din egen mail-konto, da dit Document Library tømmes om natten.

Søgning direkte i bibliografier og bibliotekskataloger

RefWorks > "Search" > "Search Online Catalog or Database" giver adgang til søgning i og import fra en lang række store bibliotekskataloger - af særlig interesse for os er: COPAC - fælleskatalogen for British Library og de 12 største engelske universitetsbiblioteker, BIBSYS - det norske fælleskatalog, LIBRIS - det svenske do., Library of Congress m.fl. - referencerne ender på en midlertidig side, hvorfra du kan udvælge de (formentlig) få relevante inden de importeres endeligt.
De danske bibliotekers bestand søges bedst i bibliotek.dk - næsten alle eksisterende bøger er registreret i WorldCat (se eksport- og download-vejledningen).

Rigtig fine poster kan nu også hentes hjem fra Statsbibliotekets katalog (SEARCH). Tilføj relevante referencer til "Kurv", i kurven markeres de ønskede referencer igen + Eksport til RefWorks. Bøger (også e-bøger) får den rigtige dokumenttype ("Book, Whole"), mens andre dokumenter importeres i RefWorks som type "Generic" (eller specifikke typer som: "Sound Recording", o.a.)

Hold basen ren

Dubletter kan let findes med RefWorks > View > Duplicates - brug Close Match til at finde samme reference hentet fra forskellige kilder. RefWorks foreslår automatisk den nyeste dublet til "delete", men vær opmærksom på, at den senest tilkomne kan være af bedre kvalitet end første gang man henter referencen.
Search > Lookup by author giver dig mulighed for at standardisere forfatternavne på tværs af hele basen, typisk: mellemnavne, navne med æ, ø eller å osv.

At slette en Folder / Reference: RefWorks > Folders > Organize Folders
Når en folder "deletes" bliver referencerne ikke slettet - men rykker over "References not in a Folder" - herfra kan alle referencer slettes. Alle slettede referencer gemmes en særlig folder (Deleted references), hvorfra de uden varsel slettes permanent efter 30 dage.

Referencer i manuskript

Du kan indsætte referencer i manuskriptet på tre måder: gennem Write-N-Cite, direkte fra RefWorks-basen eller som simple ID-numre i {{ }}.

• Gennem Write-N-Cite III (kun PC) - her åbnes et nyt browservindue til RefWorks-basen (kræver særskilt login) og med klik på Cite indsættes referencen på det sted i WORD-manuskriptet, hvor cursoren står. Du arbejder altid i det endelige manuskript og referencerne i teksten formatteres straks og den afsluttende referenceliste vokser efterhånden som nye referencer tilføjes i teksten - begge ifølge den valgte output style.
  • Hvis du ikke har brugt en output style før i WNC-III, indsættes referencerne på formen {{127 Jones 2003}}, hvis du klikker inde i {{}} bliver baggrunden grå, denne blok må ikke redigeres direkte. Brug WNC-III > Bibliography > Output style til at vælge den style som dit manuskript + referenceliste skal følge.
  • Hvis WNC-III ikke kender den ønskede ouput style, kan du tilføje den gennem selve RefWorks > Bibliography > Output Style > Output Style Manager - vælg og tilføj til Favorites - så er den også tilgængelig i WNC-III (efter genstart af WNC)
  • WNC-III skal hentes her. Det er ikke sikkert, at du kan installere WNC-ikonen i WORD's værktøjslinie/faneblade, men så ligger genvejen enten på skrivebordet eller under Windows XP/Vista > Programmer > Reference Manager > Write-N-Cite, hvor du kan lave en genvej til hyperlinks eller ???
  • Hvis WNC-III ikke åbner i det specielle One line/Cite-format, skal du tilføje dette link til Windows > Start > Alle programmer > RefWorks > WNC Proxy Configuration Utility: http://ez.statsbiblioteket.dk:2048/login?url=https://www.refworks.com/Refworks/?WNC=true

• På MAC: her kan du bruge Write-N-Cite 2.5, den indsætter også referencer i WORD-manuskriptet i "native citations"-form: {{127 Jones 2003}}, med Bibliography kommandoen genereres et nyt formatteret WORD-dokument. Alle rettelser og tilføjelser skal laves i det oprindelige arbejdsmanuskript.

• Fra RefWorks-basen - vælg View: One Line/Cite, klik på Cite og hver reference dukker op i et lille pop-up-vindue som {{127 Jones 2003}}, klikker du igen på Cite, føjes en ny reference til blokken: {{127 Jones 2003; 45 Peters 2008}}, til slut markeres, kopieres og indsættes hele referenceblokken på det ønskede sted i teksten (både WORD, OpenOffice, RTF og ren .txt). Med denne metode skal du bruge RefWorks > Bibliography > Format Paper and Bibliography - RefWorks laver nu en ny udgave af dit dokument i samme filformat med referencerne formatteret i teksten og den afsluttende referenceliste som specificeret af output-stylen - hedder dit arbejdsmanuskript xx.doc får den nye fil navnet Final-xx.doc. Hvis du vil skrive videre eller rette i manuskriptet skal det foregår i arbejdsmanuskriptet og du skal lave en ny Format Bibliography.

• simple ID-numre: Referencer indsættes i såkaldte "placeholders", som kun behøver indeholde referencens ID-nummer fra ens RefWorks base, vil du citere flere referencer i samme blok, skal ID-numrene blot adskilles med semikolon, f.eks.: {{117; 34}} - Ref-ID's kan findes på forskellig måde:
  • Søg enkelte referencer frem i "Search RefWorks"-boksen i øverste højre hjørne
  • Lav en liste over alle relevante arbejder: RefWorks > "Bibliography" > "Format a Bibliography from a List of References" > "All references" eller "References from folder: " + Output style Citation List giver en kort liste over valgte referencer med ID-nummer sorteret alfabetisk efter førsteforfatter - output style References_plus_ID_sort laver en liste sorteret efter stigende ID-nummer.
  • Hvis du vil formattere et manuskript med denne type indsatte referencer i WNC-III skal det først konverteres med WNC > Tools > Convert to WNC-III Document.

• Hvis du/din gruppe skiftevis arbejder på samme manuskript på PC og MAC eller blot skriver manuskriptet i adskilte dele - men altså med alle referencer hentet i samme RefWorks-base, skal alle afsnit med referencer indsat gennem WNC-III føres tilbage til WNC v.2 med WNC-III > Tools > Revert to WNC v.2 Document før fletning af dokumenter, og til slut skal hele manuskriptet enten:
  • konverteres med WNC-III > Tools > Convert to WNC-III Document før den endelige formattering af in-text-referencer og afsluttende referenceliste/fodnoter med WNC-III - eller
  • manuskriptets referencer skal formatteres vha. RefWorks-basen som beskrevet ovenfor

Du kan kontrollere en in-text-citation's status: sæt cursoren ind mellem {{ }}, hvis tekstblokken bliver grå er den i WNC-III-tilstand, sker der ingentig er den i WNC v.2-tilstand.

Ændringer i "in-text-citation" i forhold til output stylen

Den måde, en reference inde i teksten vises på, bestemmes af den valgte output style - som regel enten rent numerisk [27] eller "Author-Date": (Jones 2003).

Med Write-N-Cite III kan du ændre in-text referencens indhold med "Edit Citations" (i øverste højre hjørne af WNC-III). NB !! Med Specific page slår ændringerne ikke igennem i de fleste output styles. Brug istedet Text after - den indsætter en /f-switch (se nedenfor), hvis du har brugt "Specific page" i WNC III, kan du rette manuskriptet op ved at konvertere til WNC v. 2, lav en global find /s - erstat med /f, gem og konverter tilbage til WNC III - så vil sidetallene fremgå af referencerne inde i teksten også.
For et manuskript i Write-N-Cite 2 (og MAC) format: Hvor referencerne står som {{Jones 2003}} (og baggrunden ikke bliver farvet, når cursoren sættes mellem {{ }} - eller hvis du har konverteret dit WNC-III formatterede manuskript til WNC v. 2 - kan de redigeres manuelt v.h.a. "switches":

Mulige "switches" er:

• /y Undertrykker trykkeår: {{1 Smith 2003/y}} - efter formattering: (Smith)
• /a Undertrykker forfatternavn, {{1 Smith 2003/a}} - efter formattering: (2003)
• /h Skjul (Hide text) {{1 Smith 2003/h}} - efter formattering: ingen reference i tekst, men fuldstændig reference i referenceliste
• /f Følgende (Following) tekst. Bruges i output styles som ikke understøtter sidetal i tekst-referencer - hvis output stylen omfatter sidetal, skal man istedet bruge /s hvis man ønsker at angive et andet sidetal end referencens. {{1 Smith 2003/f p. 43}} - efter formattering: (Smith 2003 p. 43)
• /p Foregående (Preceding) tekst. {{1 Smith 2003/pUnpublished work by }} - efter formattering: (Unpublished work by Smith 2003)
• /s Til citation af sidetal i tekst eller fodnote {{1 Smith 2003 /s43}} - efter formattering vil referencen være til side 43 i Smith's arbejde fremfor dettes egt. begyndelses/slut-sidetal - som optræder uændret i referencelisten

Husk at en "switch" altid skal placeres før semikolon i referencens "placeholder".

Fodnoter i WORD: Indsæt > Reference > Fodnote - eller: CTRL+ALT+F -skriv teksten, placer cursor hvor reference skal indsættes og indsæt med ref. nr , hvis sidetal skal vises skal man bruge /s: {{ 117 /s s. 27-29; 55/s s. 49}}

Vær også opmærksom på, at kun de færreste Output Styles tillader fodnoter: Chicago og Turabian output styles tillader fodnoter med sidetal. Brug "Output Style Preview" og afmarker evt "Use References from your account" for at se hvordan alle dokumenttyper citeres i tekst/fodnote og præsenteres i referenceliste, se evt. Vigtige generiske outputstyles.
Enhver output style kan modificeres, så den også tillader fodnoter m.m.

Problemer med referencer i tekst og referenceliste

Hvis RefWorks ikke vil formattere dine in-text referencer og lave en afsluttende referenceliste, kan der være flere løsninger på problemet

• Overbelastning af "systemet", prøv igen et minut senere - det løser problemet i 95% af tilfældende
• Hvis dit WORD-dokument er af typen .docx vil det ofte kunne formatteres, hvis du først gemmer det som .doc-format.
• Konverter manuskriptet tilbage til en form uden aktive links til RefWorks-basen: WNC-III > Tools > Revert to WNC v. 2 - herved forsvinder den afsluttende referenceliste og alle "in-text" citationer falder tilbage til en "native citation"-form af typen {{127 Jones 2003}}. Gem dokumentet og konverter tilbage til WNC-III-format: WNC-III > Tools > Convert to WNC-III Document - og til slut: WNC-III > Bibliography + evt. valg af output style.
• Hvis formattering gennem Write-N-Cite stadig ikke virker, kan du i næsten alle tilfælde opnå en korrekt formattering fra RefWorks hovedprogrammet i stedet. Har du brugt WNC-III til indsættelse af referencer, skal manuskriptet først føres tilbage til WNC v.2-format vha. WNC-III > Tools > Revert to WNC v.2-format. Brug herefter RefWorks > Bibliography > Format Paper and Bibliography - denne metode laver en ny "Final"-version af dit manuskript, som enten er den færdige version eller en korrekturudgave der viser fejl og mangler. Al videreskrivning skal foregå i arbejdsmanuskriptet.

Hvis den afsluttende referenceliste eller referencer i fodnoter ikke formatteres korrekt, skyldes det:

• Output stylen er forældet i forhold til gældende manuskriptkrav.
• Referencetypen i RefWorks-basen er forkert eller ikke defineret i output stylen. Du kan kun forvente at referencetyperne "Journal Article", "Book, Whole" og "Book, Section" behandles korrekt.
• RefWorks-basens post for den pågældende referencer er mangelfuld eller fejlagtig:
  • Nye referencer er ofte tilgængelige længe før artiklen er trykt og dermed har bind, hæfte og sidetalsoplysninger
  • Referencer downloadet fra forlags hjemmesider er ofte fejlagtigt "tagget" så datafelter falder ud eller flettes i posten (og dermed kommer "forkert" ud i bibliografien
  • Hvis en reference indeholder speciel formattering af teksten i en RefWorks-post, overtrumfer denne formattering den valgte output styles formattering af datafeltets indhold.

Generiske output styles

Udover et stort antal biomedicinske tidsskrifters særlige output styles tilbyder RefWorks en række generiske styles, der kan anvendes i mange sammenhænge.
Det er også muligt (og nemt) at definere egne output styles og gøre dem tilgængelige for enkelte andre brugere (gennem Backup/Restore) eller hele AU (gennem administrator: [e-mail]).

• APA - American Psychological Association, 5th Edition
• Citation List - brug denne til papirudskrifter af samlede referencer fra en folder eller hele basen: giver ID-nummer til manuel indsættelse i manus + kort bibliografisk beskrivelse af hver reference
• Harvard
• MLA 6th Edition
• References_plus_ID_sort - en Harvard liste med ID-numre, sorteret efter ID-nummer
• Turabian (Reference List) 6th Edition
• Turabian 6th Edition, Notes
• Uniform - Uniform Requirements for Manuscripts Submitted to Biomedical Journals
• Vancouver

Der er mange flere ! - vær opmærksom på at style-betegnelser som Harvard bruges som synonym for Author-Date citationer, Vancouver benyttes som synonym for Numerical-style citationer.
Hvordan ser de ud i praksis (25 sider WORD dokument)

Til brug for udveksling med andre tekstbehandlingsprogrammer:

• BibTeX (sammen med LaTex)

- og til udveksling mellem andre databaseprogrammer:

• Bibliographic Software (EndNote,Reference Manager,ProCite) = RIS-format
• RefWorks Tagged Format
• Tab Delimited (kun til EXCEL, ACCESS o.lign.)

Nye output styles

Nye output styles, er forholdvis lette at lave selv: RefWorks egen vejledning, men Statsbiblioteket laver dem også gerne - kontakt: [e-mail]. Er der tale om et alm. tidsskrift, behøver vi kun navnet, er der tale om f.eks. en institut-specifik output style, skal vi bruge præcise specifikationer for alle tænkelige dokumenttyper.

Hvis du vil teste en ny Output style, kan du evt. benytte dette sæt: konstruerede referencer - filen er i RefWorks "Tagged format", importer dem i en selvstændig folder

Del adgang til RefWorks base med andre (Read-Only Access)

Brug: Tools > Update User Information
Indtast et "read-only password" (tilpas forskelligt fra dit eget password) og klik Update

Alle der får oplyst dit brugernavn og det nye "read-only password" har nu adgang til at søge i hele databasen, læse/downloade vedhæftede artikler, eksportere data og lave bibliografier samt skrive videre på eksisterence manuskripter med referencer fra den fælles base
Med "read-only"-adgang kan man hverken importere eller redigere poster - og altså heller ikke ændre basens "folders".

Har du brug for at dele en base med fuld adgang for alle brugere, kan du lave en eksakt kopi med References > Backup/Restore og pakke den ud i en helt ny account, hvortil alle gruppens medlemmer kender både brugernavn og password; skal kun enkelte folders indhold deles kan disse eksporteres i RIS-format og filen behandles som beskrevet under Skift fra Reference Manager / Endnote til RefWorks før referencerne genimporteres i en ny (og derfor helt tom) RefWorks base (account) - så vil den nye bases ID-numre modsvare den oprindelige bases.

Tips og tricks

Pas på Scroll-funktionen i musen
Virker OK ved alm gennemsyn af en "folders" indhold, men i "Import" og "Bibliography" ændrer scroll indhold i den sidst benyttede rullegardin-menu

Skift fra Reference Manager / Endnote til RefWorks

En bases indhold kan exporteres i sin helhed i RIS-format og genimporteres i RefWorks, men der er to problemer: ID-numrene ændres ved import (og dermed koblingen mellem referencebase og manuskript) og baserne/din computer arbejder med forskellige tegnsæt, så alle tegn udenfor [a-z, 0-9] skifter værdi, på [http://aubib.wikidot.com/refworks-ny-platform] kan du læse mere og hente programmer, der 1) kan sikre ID-nummer bevarelse ved import, 2) omdanner RIS-exportfilen fra References Managers OEM-tegnsæt og EndNote UTF-8-tegnsæt til en iøvrigt identisk importfil i ANSI-Latin 1-tegnsæt. Siderne fortæller også, hvordan du konverterer dine WORD/TXT-dokumenter, så du straks kan skrive videre med baggrund i din nye RefWorksbase.

At linke til en fil vedhæftet RefWorks posten

Til hver post i RefWorks basen kan man "attach" en eller flere filer: Edit > Add attachments. Hver vedhæftet fil skal være < 20 MB og der er en øvre grænse påå 5 GB for hver RefWorks-base.

At linke til en artikel på nettet

Stabile links giver altid adgang til en artikel, uanset hvilke URL den måtte have på et givet tidspunkt. De fleste artikler og referencer i databaser rummer oplysninger om artiklens DOI (Document Object Identifier). Hvis du vil linke hertil fra RefWorks er fremgangsmåden:

Læg URL'en til SB's proxyserver : http://ez.statsbiblioteket.dk:2048/login?url=

- foran hver enkelt fulde url, som man enten får trukket med over i RefWorks ved import af referencen eller selv klippe/klistrer ind i RefWorks-postens "Link"-felt (gennem "Edit")

En del DOI'er kommer dog kun med i deres rene form, så her skal man lægge URL'en til en "DOI-resolver" ind før selve DOI, f.eks:

http://dx.doi.org/

- så den endelige streng skal se sådan ud:

http://ez.statsbiblioteket.dk:2048/login?url=http://dx.doi.org/10.1007/s11192-006-0126-9

- er man udenfor AU-campus, vil man første gang blive afkrævet CPR-nr + pinkode, flere artikler med samme URL-type kan normalt hentes uden yderligere indlogning, men artikler linket med en anden type "permanent link" kræver ny indlogning.
Indenfor campus går indlogning helt glat uden bruger-ID, selvom linket går gennem en proxyserver.

Nogle af de store databaser med tidsskrifter fra mange forskellige forlag, f.eks. EBSCO og JSTOR har egne type stabile links, men også her gælder, at adgang udenfor AU-campus kun kan ske gennem SB's proxyserver.

At linke til en artikel-kopi på egen PC

På grund af et sikkerhedshul, der blev lukket af WinXP SP2, kan man ikke linke til en kopi af en artikel gemt på eget C: drev, men nok på andre drev. syntaksen for linket er: file://E:\reflinks\Nature_2004.pdf, hvis stinavnet indeholder mellemrum, skal disse "escapes" med %20. Se også RefWorks egen ikke helt gyldige beskrivelse.
Meget mere baggrund - og nogle mulige løsninger: http://www.phdcc.com/xpsp2.htm

Alternativt: brug et "User defined field" (som kan omdøbes til "Local files") til at lægge linket til filen. User defined felters indhold kommer aldrig med i normale output styles bibliografier. Lav en "global edit" for at fylde standard-stien (f.eks.: file:\\/H:MYFILES/LITERATURE) til en 'ikke-C' disk/partition. Nye poster skal tilføjes file:\\/H:MYFILES/LITERATURE manuelt

---

Mere info

RefWorks har udviklet en meget enkel brugerflade, hvor alt er forklaret på rette plads, og en rigtig god Quick Start Guide. Hver enkelt arbejdsproces gennemgås i detaljer (animeret/print)

RefWorks tutorials - små film - eller til print (pdf)

• Logging Into RefWorks (1:26 min.)
• Navigating Around RefWorks (2:02 min.)
• Getting Your References into RefWorks (:12 sec.)
  • Direct Import from an Online Database Service (3:19 min.)
  • Importing Text Files (6:25 min.)
  • Entering References Manually (6:49 min.)
• Searching Online Information Within RefWorks (2:31 min.)
• Searching Your RefWorks Database (1:05 min.)
• Organizing Your References (3:00 min.)
• Creating a Custom Output Style List (4:25 min.)
• Building Your Bibliography (:51 sec.)
  • Quick Bibliography (3:44 min.)
  • Using Write-N-Cite v.2 for Windows and Mac (5:53 min.)
  • Using Write-N-Cite III for Windows (10:52 min.)
  • Using One Line/Cite View (7:37 min.)
• Test Drive RefWorks (2:04 min.)

Complete help package | Quick Start Guide |

Andre fortræffelige vejledninger (på engelsk):
http://refworksatunmc.blogspot.com | http://www.library.wisc.edu/refworks/ | http://isites.harvard.edu/icb/icb.do?keyword=citationtools&tabgroupid=icb.tabgroup41862